L’utilisation des factures électroniques s’est déjà démocratisée au sein de quelques sociétés commerciales. Cependant, cette pratique deviendra obligatoire dans toutes les structures à partir du mois de juillet 2024. Elle sera appliquée progressivement jusqu’en 2026.
Qu’est-ce que la facture électronique et quels sont les intérêts de l’utiliser ?
La facture électronique est la facture qui a été créée, envoyée puis reçue dans un format électronique bien structuré. Comme la traditionnelle facture en papier, elle comporte les mentions nécessaires à son usage.
Il est important de noter que les factures en papier imprimées puis numérisées au moment de sa création et qui seront transmises et reçues par messagerie électronique ne peuvent être qualifiées de factures électroniques. Il s’agit simplement de factures dématérialisées.
La facturation électronique est une pratique aux multiples atouts. Elle permet notamment aux entreprises (tant les émettrices que les récipiendaires) d’optimiser leur temps lors de l’émission, de l’envoi et du traitement des factures. C’est aussi la solution pour réaliser des économies tout en réduisant l’empreinte écologique de l’entreprise. Elle facilite aussi le suivi ainsi que le contrôle des délais de paiement. Enfin, elle permet de protéger les données fiscales.
La facturation électronique : bientôt exigée pour toutes les entreprises
Actuellement, ce ne sont pas toutes les entreprises qui utilisent la facturation électronique. Pourtant, elle deviendra obligatoire dès juillet 2024. La généralisation concernera dans un premier temps les grandes entreprises qui, quels que soient leur statut et leur secteur d’activités, seront tenues d’émettre toutes les factures en version électronique. Elles recevront également les factures sous ce format. Cette généralisation s’étendra aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) qui seront aussi tenues d’émettre et de recevoir des factures électroniques à partir de janvier 2025. Cette obligation sera valable pour les plus petites structures (PME et TPE) à partir de janvier 2026.
Pour simplifier le passage vers la facturation électronique et optimiser son utilisation, chaque structure bénéficiera de l’aide d’un expert qualifié et expérimenté. Celles qui sont en partenariats avec les services publics doivent également apprendre à utiliser l’outil Chorus Pro.
La facture électronique : les formats disponibles
Comme susmentionné, la facture électronique se présente sous un format structuré : l’EDI ou Electronic Data Interchange (échange de données informatiques) qui rend possible l’émission des factures en plusieurs versions.
La facture mixte ou Hybrid Invoice constitue aussi une autre alternative à la facture électronique. Elle se présente sous le format Facture-X. Il s’agit d’un produit franco-allemand utilisé depuis 2017.
Conformément à la loi, les factures électroniques doivent être sauvegardées pour une durée déterminée dans un coffre-fort numérique.