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Ce que vous devez savoir sur l’inventaire

L’inventaire vous permet de voir les articles, les soldes de comptes et les dettes en un coup d’œil ; il fait également partie intégrante des états financiers avec l’enregistrement des écritures de règlement, la détermination de l’équilibre des comptes, l’établissement de la situation comptable et la clôture des comptes dans le compte de résultat de fin d’exercice et dans le bilan. Mais comment définir l’inventaire ?

 

En termes simples, l’inventaire comptable est constitué de la liste des composants actifs et passifs des actifs d’une entreprise, ainsi que des actifs et passifs de l’entrepreneur sans rapport avec l’entreprise, analysés à la fois d’un point de vue quantitatif et qualitatif.

 

L’inventaire est donc important car si vous faites des erreurs dans son élaboration, le budget sera erroné. Par ailleurs, si le fisc constate des incohérences, il peut considérer la comptabilité comme erronée et donc douter de l’exactitude des états financiers, ce qui peut conduire, dans le pire des cas, à l’accusation de tentative de fraude.

Comment se fait un inventaire ?

Concrètement, pour dresser l’inventaire il vous faut :

  • La reconnaissance : consiste en la recherche des biens à inventorier et des titres justifiant des droits et obligations du propriétaire. Bien entendu, plus l’administration de l’entreprise est ordonnée, plus cette recherche sera simple.
  • La description : il s’agit précisément de la description de la marchandise, des qualités physiques et techniques du bien et des éléments susceptibles de l’identifier. Dans le cas de crédits ou de dettes, par exemple, le nom et le prénom du créancier ou du débiteur, la date d’échéance, le montant, etc. doivent être indiqués. Pour les propriétés, l’emplacement, le nombre de pièces, le loyer annuel, etc.
  • La classification : dans cette phase, les éléments homogènes sont regroupés en classes.
  • La valorisation : consiste à donner une valeur monétaire aux composantes des capitaux propres.

Quels types d’inventaire existe-t-il ?

Les inventaires peuvent être distingués selon le moment où ils sont établis, la nature des données quantitatives, leur étendue, le mode de description, ainsi que la propriété des actifs, l’origine des données et enfin la forme des prospectus.

Quant à la fréquence ou aux délais, il y a :

  • Inventaires ordinaires (ou d’exploitation) qui doivent être dressés au début de l’activité et ensuite chaque année à la fin de la période administrative, qui coïncide généralement avec le 31 décembre. Ils font donc partie de la vie ordinaire de l’entreprise.
  • Inventaires extraordinaires, dressés à une période extraordinaire de la vie de l’entreprise, qui peut être la vente de l’entreprise elle-même, avec l’inventaire dit de vente.

Concernant la nature des données quantitatives, les inventaires peuvent être :

En quantités monétaires

Les grandeurs non monétaires, lorsqu’elles contiennent des informations qui, bien que quantitatives, ne sont pas monétaires (concernant par exemple les mètres cubes, les litres, les mètres, etc.)

Concernant l’extension :

  • Inventaires généraux (ou totaux)
  • Inventaires partiels, s’ils ne comprennent qu’une partie du patrimoine social. Cela peut par exemple se produire dans les inventaires extraordinaires susmentionnés, tandis que les inventaires opérationnels sont généraux.

Si l’on prend en considération la manière dont les marchandises sont décrites, les inventaires peuvent être :

  • Analytique, dans laquelle les composantes des capitaux propres sont répertoriées individuellement
  • Synthétique, dans lequel les composantes actions sont considérées plus généralement au sein de grandes classes

Enfin, il existe des inventaires d’actifs appartenant à d’autres (selon le paramètre d’appartenance), comptables ou de fait (pour le paramètre d’origine) et en sections divisées ou chevauchantes (selon la forme du prospectus).

L’inventaire est-il obligatoire ?

Tant le droit civil que le droit fiscal établissent le caractère obligatoire des inventaires en début d’exercice et ensuite chaque année (c’est-à-dire les inventaires d’exploitation), avec les caractéristiques suivantes :

 

  • Ils doivent comprendre l’évaluation des actifs et passifs relatifs à la société
  • Ils doivent inclure les biens personnels de l’entrepreneur (dans le cas des entreprises individuelles), même ceux qui ne sont pas liés à l’entreprise
  • Ils doivent se terminer par le bilan et le compte de résultat, qui font office d’état récapitulatif ; la note complémentaire doit également être inscrite au livre d’inventaire, car elle fait partie du bilan.
  • Enfin, ils doivent être signés par l’entrepreneur dans les trois mois suivant la date limite de rédaction.

 

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